人工智慧（AI）的飛速發展，正以前所未有的速度重塑各行各業的工作模式與能力範疇。例如AI改變了工程師的工作重心從寫程式轉向指揮AI以及程式碼運作的審查，也改變了設計師在創意上的工作方式，繪圖量可能減少，轉而由AI輔助去進行創意生成，AI同樣對人力資源（HR）領域的培訓工作產生了很大的影響。
這種改變體現在兩個層面：首先是單一工作任務的轉變，其次是整體工作流程的顛覆。舉例來說，過去HR可能需要先手動規劃、再尋找課程；現在則可反向操作，先由AI生成初步計畫，接著由AI協助搜尋課程，最終再依據AI的分析結果做出決策。
AI 技術的最新進展與應用概覽
AI 的進步速度令人驚嘆，幾乎每天都有新功能發表。目前，AI已經發展出多種成熟且可立即應用於HR培訓工作的功能：
- 文字生成與摘要：能夠快速產生報告、讀取並摘要大量文本內容，甚至進行情境模擬對話。
- 程式生成：協助工程師撰寫小型工具或網頁程式，顛覆傳統產品設計流程，從線框圖設計轉變為由AI直接生成初步介面。
- 圖像生成：最新的技術已能直接生成帶有指定文字位置的宣傳圖。
- 文字分析與分類：能分析文字情感、整理問卷資料、生成回饋與評語。
- 數據分析：協助進行統計分析、趨勢分析，特別是在處理課後問卷時，AI可直接建議分析方向，取代傳統手動樞紐分析的繁瑣步驟。
- 語音轉文字、文字轉語音：可將會議記錄轉為文字摘要，甚至將逐字稿轉為語音，用於製作Podcast或內部課程，實現培訓內容的多元呈現。
- 多模態理解（發展中）：AI不僅能理解文字，未來更能透過視覺、聽覺甚至嗅覺來感知世界，並主動操作電腦系統或使用多種工具，如自動整理課程影音、搜尋資料或直接操作網站。
優先使用成熟的AI功能，是培訓HR當下即可善用的工具，有助於避免開發初期可能遇到的地雷；而仍在發展中的功能，則先行了解即可，為未來的應用預作準備。
AI 在 HR 培訓工作中的實際應用
將上述AI功能應用於培訓工作，將會帶來許多效率提升與創新：
- 培訓計畫與測驗生成：利用AI的文字生成能力，快速撰寫培訓計畫、設計測驗題目。
- 課程內容分析與優化：將大量的課程大綱、課程資訊或課程計畫輸入AI，讓其分析課程的重點（例如：AI可能會指出目前課程多集中於基礎員工培訓，而高階主管培訓較少），從而協助HR調整培訓策略。
- 智慧問答與角色扮演：設定AI扮演特定角色（如新人訓指導員、客服老師），給予相關文件後，AI即可回答新進人員或部門主管常見的問題。
- 培訓模擬與演練：請AI扮演客戶或同事，與員工進行模擬對話，進行情境演練，提升實務應對能力。
- 數據與趨勢分析：AI可協助生成Excel腳本或SQL語法，進行數據撈取與分析，取代複雜的公式操作。同時，也能分析講師的正負面評價。
- 行銷與溝通：利用圖像生成設計培訓宣傳圖，或將課程資訊轉化為專業或輕口語化的行銷文案，提升培訓的吸引力與推廣效率。此外，透過文字轉語音功能，可快速生成課程介紹音檔，用更生動的方式傳達資訊。
這些應用可以透過ChatGPT等AI工具實現，關鍵在於如何設計有效的提示詞（Prompt）。
ChatGPT 應用範例：智慧化培訓工具設計
以下將示範如何運用ChatGPT設計實用的AI培訓工具：
1. 企業趨勢與課程推薦
HR在制定年度培訓計畫時，常面臨課程來源單一或難以掌握最新趨勢的困擾。利用AI便可以讓這些事情變得更容易
- 角色設定：定義AI為「台灣企業課程趨勢分析員」，服務對象為HR。
- 任務拆解：
- 階段一：趨勢偵測與摘要：指令AI偵測近21天(搜尋區間可以任意更改)的商業、訓練或勞動相關趨勢，並提供摘要，同時驗證資訊來源為可點擊連結。若課程數量不足10個，則指示AI從其他網站搜尋。
- 階段二：趨勢對應課程表：根據偵測到的趨勢，推薦相關培訓課程，並提供平台與課程連結。
- 輸出格式：要求AI以表格形式呈現，便於快速瀏覽與參考。
透過精準的Prompt設計，搭配ChatGPT o3的模型，就能根據趨勢新聞生成相關課程推薦，還能根據其中的資訊，去調配、去設計一個更有廣度跟深度的計畫，甚至可以設定AI定時發送郵件，並且發送摘要，掌握最新趨勢與課程資訊。
也可以用相同架構的Prompt，將需求做調整，如改為「身為HR，我可以上哪些培訓課程」，讓AI推薦適合HR自身專業發展的課程，持續精進。
2. 講師回饋分析與改寫
課後問卷中學員的回饋，尤其是負面建議，直接轉達給講師有時會影響合作關係。AI可以協助HR進行質化問卷的摘要與改寫：
- 模型選擇：選擇具備改寫能力的模型（如ChatGPT 4o）。
- 任務指令：指示AI分析留言，找出負面回饋並聚焦於改進點，並依照指定的格式進行中性改寫。
- 改寫範例：例如，將「講師講話太無聊我都要睡著了竟然收這麼貴」改寫為「部分學員反應授課風格較為平鋪直述，較難維持專注，建議未來可增加互動環節或實際案例，提升課堂吸引力與投入度」。這能有效弱化負面語氣，使溝通更順暢。
3. 課程行銷文案撰寫
HR在推廣培訓課程時，常需撰寫吸引人的行銷文案。AI可在此處提供協助：
- 角色設定：定義AI為「專業課程行銷文案撰寫者」。
- 任務指令：給予課程的基本資訊（如課程名稱、內容概述），並指示AI生成多種風格的文案。
- 版本客製化：例如，要求生成一個專業型（邏輯清晰、知識導向，適合B2B對象）和一個輕口語型（親切易懂，適合內部員工溝通）的文案版本。
- 白話程度調整小技巧：若需更白話的內容，可精準指示AI，如「增加20%的白話程度」，而非單純要求「白話文」，避免生成過於隨意的內容。
透過AI，HR可以快速生成多樣化的行銷文案，無論是張貼在公司內訓網站、發送電子郵件或在內部通訊軟體上分享，都能大幅提升效率。
104人資市集未來的AI服務展望：智慧化培訓體系
除了上述透過Prompt直接操作ChatGPT的應用，未來各家公司將會用AI技術去創造服務。以104人資市集為例，正積極發展一系列AI驅動的培訓服務，以打造一個智慧化的培訓體系，解決HR在辦訓過程中的會遇到的困擾：
1. HR Brain：智慧數據參謀
功能概念：像是HR的大腦，協助進行培訓數據分析。
操作簡便：用戶只需將去識別化的培訓資料（如課後問卷、員工上課紀錄）剪貼到指定介面，系統會自動辨識欄位並提供數據分析建議，無需撰寫複雜的Prompt或了解AI指令，即使是AI新手也很容易上手。
分析建議：AI會基於現有數據提供多種分析方向（如課程分類分析、員工參與熱度、技能發展路徑），並建議合適的圖表類型與分析價值，幫助HR做出數據驅動的培訓決策。同時，還會提示若有額外數據欄位可進行的分析，拓展分析可能性。
2. 線上辦訓：AI驅動的訓練規劃工具
功能概念：未來104 人資市集計畫推出 AI 小工具，來簡化培訓流程，提升培訓品質，並大幅縮短工作時間，從擬定年度計畫書到課程執行結束，都能提供強大的 AI 支援。
- 辦訓需求評估：識別與確認員工或組織的需求，透過問券或能力前測做分析
- 課程規劃：AI 將提供專業建議，生成專業、符合需求的課程規劃書撰，並與年度訓練計畫、公司痛點、老闆指示及各部門期望對齊。
- 課程媒合推薦：智能推薦最合適的課程選項，節省搜尋查找的時間。
- 講師評估：推薦並分析講師的匹配度與過往評價，確保培訓品質
TTQS 標準整合與更多 AI 應用
這項 AI 服務的潛力不僅於此。未來，104 人資市集計畫在課程規劃書功能中整合 TTQS（人才發展品質管理系統）標準檢查。這將能幫助 HR 檢查所撰寫的課程規劃書是否符合 TTQS 標準，並提供符合標準的撰寫建議。這是一項極具附加價值的利器，能大幅降低學習與操作門檻。
相較於一般的 AI 工具（如 ChatGPT），104 人資市集未來所設計的 AI 更專注於人資領域，並能有效避免資料庫問題與 AI 的附和性偏誤，確保所提供的資訊更為精準實用。
AI 的進步勢不可擋，它將持續改變我們的工作方式。104 人資市集也將秉持著不斷創新的精神，持續推出更多實用工具，幫助 HR 再培訓工作上更順利。
此文章內容摘錄自104 talks 動盪時代下的教育訓練策略 講座，歡迎免費幫自己或同仁報名!
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