「文件都發出去了、簡報也都布達過了，但員工真的都看了、看懂了嗎？如果哪天需要提出證明，我到底能拿什麼出來？」這才是許多HR在推動制度布達與教育訓練時，真正卡關的問題。比起「有沒有辦法開一門課」，HR更在意的往往是：有沒有留下可追溯、可驗證的學習紀錄。
如果您還在猶豫「手邊只有PDF、沒有影片，到底能不能開課」，可以先參考《HR 沒影片也能開課!用PDF文件快速建立可驗收的內訓》這篇——答案是肯定的。但這篇文章要往前推進一步：就算決定要用PDF或MP4開課，傳統做法還是得自己讀完教材、寫課程介紹、聽打字幕、出測驗題，才能留下可查詢、可佐證的學習軌跡，應付未來可能的法遵稽核或勞動檢查。104企業學習平台（以下簡稱「平台」）的「AI教材生成」功能，就是要把這些內容產出的工作交給AI——上傳PDF或MP4，AI直接生成課程介紹、字幕與測驗題目，讓HR從「自己動筆」變成「檢視微調」。
為什麼「AI建課程」能解決HR的追蹤與佐證痛點？
要做到可追蹤、可佐證，傳統建課流程要花多少時間
要讓文件從「發出去」變成「有留下學習紀錄」，並不是把PDF上傳到平台就結束了。如果照傳統方式建立一門線上課程，HR通常要先讀完整份PDF，抓出重點架構，再重新撰寫一段課程介紹，接著設計幾道測驗題確認學員有沒有理解，最後才回到系統裡設定派訓對象、發送通知。這一連串流程，光是一份文件就可能耗掉不少時間，如果同時要處理多份教材，工作量更是成倍增加。
對於已經身兼數職的HR來說，這種「一份文件、一輪手動作業」的模式，很容易讓教育訓練被排到待辦清單的最後面，遲遲無法真正上線。
AI教材生成如何縮短流程
AI教材生成的設計邏輯剛好相反：HR只要把PDF或MP4上傳到系統，AI就會自動處理內容。上傳PDF時，AI會直接讀取文件內容，生成課程介紹，並依據內容產出對應的測驗題目；上傳MP4時，AI會先自動辨識影片中的語音、產出中文字幕，再依據字幕內容生成測驗題目。原本需要人工逐步完成的「讀教材、寫課程介紹或聽打字幕、出題目」，現在濃縮成「上傳、生成、確認」，讓HR能把時間留給真正需要判斷與調整的地方，而不是耗在重複性的整理工作上。
PDF建課：三步驟完成開課
Step 1｜上傳PDF
進入系統選單「訓練>課程管理>新增課程（AI建課程）」，直接把手邊教育訓練用的PDF上傳即可，不需要事先轉檔，也不用重新排版。無論是制度說明、操作手冊還是法遵文件，只要是PDF格式，都能直接使用。
Step 2｜AI自動生成課程內容＋測驗題目
系統會自動讀取PDF內容，生成對應的課程介紹，並依據文件重點產出測驗題目。這個階段HR不需要自己動筆撰寫，AI會先完成初版內容，讓HR從「無到有」的撰寫工作，轉為「檢視與微調」。
Step 3｜自動派訓給員工
課程建立完成後，即可直接設定派訓對象。員工收到系統通知後，就能隨時上線學習、完成測驗，整個流程從教材上傳到員工開始學習，中間不需要HR再手動介入。
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MP4建課：影片教材也能自動變成測驗
除了PDF文件，104企業學習平台的AI教材生成功能也支援MP4影片上傳，讓內訓錄影、教學影片這類原本很難整理成正式課程的教材，同樣能快速轉換成有字幕、有測驗、可追蹤的線上課程。
Step 1｜上傳MP4影片
進入AI教材生成功能，上傳教學影片即可。目前單支影片上傳限制為60分鐘，若教材影片較長，建議先分段剪輯後再分批上傳，確保辨識與字幕產出的完整度。
Step 2｜AI自動辨識語音，生成中文字幕
系統會自動辨識影片中的中文語音，產出對應字幕，HR可隨時調整字幕內容並立即套用，不需要額外的字幕工具或人工聽打。目前僅支援中文語音辨識與中文字幕輸出。
Step 3｜依字幕內容自動產出測驗題
字幕確認後，AI會解析字幕內容，自動生成單選、多選測驗題目，並同步附上標準答案；題目同樣可依訓練目標增減調整，或改用自行匯入功能，彈性與PDF建課的測驗完全相同。
小提醒：MP4建課目前課程介紹不會自動生成——HR可以選擇另外上傳一份PDF，由AI產出課程介紹，或是自行撰寫，讓文案更貼近影片實際內容。
實務案例：5類法遵文件對照AI建課適用度
以下以企業常見的職場安全與法遵文件為例，說明哪些教材特別適合直接交給AI教材生成處理：
| 文件類型 | 內容特性 | AI建課適用度 |
|---|---|---|
| 職場不法侵害預防及申訴流程 | 條列式流程步驟，邏輯明確 | 高 |
| 職場性騷擾防治、申訴及懲戒辦法 | 規範條文清楚，段落分明 | 高 |
| 公司職業安全衛生工作守則 | 條列式守則規範，重點集中 | 高 |
| 緊急通報與疏散流程 | 步驟式流程說明 | 高 |
| 辦公室／廠區避難路線與急救器材位置 | 圖文說明為主，文字量較少 | 中（建議搭配文字補充說明，或改用實地拍攝的說明影片搭配AI字幕與測驗） |
這類法遵文件不僅是企業每年都需要重複宣導的內容，也是勞動檢查時最常被要求提出訓練紀錄的項目。透過AI建課程，HR可以快速把這些文件轉成正式課程，同時保留完整的派訓與學習紀錄，作為日後應對勞檢或內部稽核的佐證資料。
延伸閱讀1：雇主合規必看!5份關鍵布達文件、留存紀錄與勞檢應對指南
延伸閱讀2：職安法合規，HR 還沒開始怎麼辦？從選課到留存紀錄的零基礎起手指南
AI建課程後，HR還能做哪些客製化調整？
課程介紹可依需求調整語氣與用詞
PDF自動生成的課程介紹，是依據上傳的文件內容整理而成，HR可以視需要調整用詞語氣，例如加入企業內部慣用的說法、品牌用語，或是針對不同部門調整說明的詳細程度，讓課程介紹更貼近企業自己的溝通風格。
測驗題目可增減、調整，且支援自行匯入題目
不論是PDF還是MP4字幕生成的測驗題目，都可以依訓練目標彈性調整。HR可以視情況增加題目數量、修改題目難易度，或是針對特別重要的規範內容額外補充題目，平台還支援自行匯入測驗題目的需求，確保測驗真正對應到這次訓練希望員工掌握的重點。
導入AI建課程後，HR的管理效益
學習進度與完課狀態一站掌握
課程上線後，員工的學習進度、測驗成績與完課狀態，都能在平台上即時查看，不需要再靠人工彙整表格或逐一確認信箱回覆，HR可以隨時掌握目前訓練的推進狀況。
對比人工建課與AI建課的時間差異
AI建課程主要縮短的是「內容產出」這個階段的時間，讓HR不用重複處理拆解文件與撰寫課程介紹的工作，或是在多個AI工具之間頻繁切換，把精力留給派訓策略規劃與後續的學習成效追蹤。
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進階專業版功能2：LMS系統課程結案報告：告別人工彙整報表，自動化生成培訓數據決策依據
結語：不用重新準備教材，PDF與MP4都是最好的起點
教育訓練數位化，不一定要從零開始準備全新教材。透過104企業學習平台的AI建課程功能，HR手邊現有的PDF文件，就能在三步驟內轉化成一門結構完整、可派訓、可追蹤的線上課程。不論是制度宣導、法遵訓練還是操作教學，只要善用AI建課程，就能把教育訓練真正推上線，而不是停留在待辦清單上。
常見問題FAQ
Q1：AI教材生成支援哪些檔案格式？
支援PDF與MP4兩種格式。上傳PDF可由AI自動生成課程介紹與測驗題；上傳MP4則會先由AI辨識語音生成中文字幕，再依字幕內容產出測驗題，課程介紹可另外上傳PDF由AI產出，或自行撰寫。目前僅支援中文語音辨識與中文字幕輸出。
Q2：AI生成的測驗題目可以自己修改嗎？
可以。無論是PDF還是MP4字幕生成的測驗題目，都屬於初版內容，HR可以依訓練目標自行增減題目數量、調整難易度，如有大量測驗題目，亦可使用自行匯入功能，確保測驗內容真正對應到這次訓練想讓員工掌握的重點。
Q3：上傳的PDF內容資料安全嗎？
104企業學習平台重視企業資料安全，上傳的PDF文件僅用於課程生成用途，HR可於平台的資安相關說明頁面進一步了解資料保護機制。
